プロジェクト計画書は、プロジェクトを円滑に進行させるための主要なドキュメントであり、プロジェクトの目的、範囲、スケジュール、リソース、リスク、品質管理など、重要な要素を明確に記載します。PMBOK（Project Management Body of Knowledge）に従うことで、システム開発プロジェクトやその他のプロジェクトを計画し、成功に導くためのフレームワークを提供します。
なぜプロジェクト計画書が必要なのか
- 全体の方向性を示す
- プロジェクト計画書は、プロジェクトのゴールと成功基準を定め、チームメンバーやステークホルダーに明確な方向性を提供します。これにより、プロジェクトが進行中に迷わないよう、統一されたビジョンを持って取り組むことができます。
- リソース管理の明確化
- リソースの割り当てを記載することで、必要なリソースの量や人員配置が計画段階で確定され、後々の混乱やリソース不足を防ぎます。これにより、プロジェクトの効率が向上し、適切なタイミングでリソースを利用できます。
- リスク管理
- プロジェクト計画書には、予測されるリスクとその対応策を記載します。これにより、リスクが発生した際に迅速な対応が可能となり、プロジェクトの失敗を防ぐための戦略が明確になります。
- ステークホルダーの理解と合意
- プロジェクトの重要なステークホルダーに対して、計画を共有し合意を得ることで、関与者全体の理解と支援を確保します。
プロジェクト計画書の記載項目とその例
1. プロジェクト概要
- 記載例:
「本プロジェクトは、新規のEコマースプラットフォームを開発することを目的としています。目標は、2024年3月までに完全運用可能なシステムを提供することです。」 - 理由・必要性:
プロジェクトの基本情報とゴールを明示し、全員が共通の目標を理解するため。
2. プロジェクト範囲（スコープ）
- 記載例:
「このプロジェクトでは、ウェブアプリケーションの開発、テスト、および初期運用の立ち上げが範囲に含まれます。モバイルアプリケーションの開発は本プロジェクトには含まれません。」 - 理由・必要性:
プロジェクト範囲の定義により、スコープの逸脱（スコープクリープ）を防ぎ、作業の範囲を明確にします。
3. スケジュール
- 記載例:
「システム設計は2月末までに完了、開発は3月中旬開始、テストは6月末までに完了予定です。」 - 理由・必要性:
各フェーズの締め切りを設定し、チームの進捗を管理できるようにするため。
4. リソース計画
- 記載例:
「プロジェクトには5名のフロントエンド開発者、3名のバックエンド開発者、1名のテスターを配置し、開発期間はフルタイムで参加します。」 - 理由・必要性:
チームメンバーや物理的なリソースの配置を明示し、プロジェクトの進行に必要なリソースを確保するため。
5. リスク管理
- 記載例:
「開発中の仕様変更が発生するリスクがあるため、変更管理プロセスを導入し、すべての変更要求はプロジェクトマネージャーが承認します。」 - 理由・必要性:
潜在的なリスクを予測し、事前に対応策を計画することで、リスク発生時の影響を最小限に抑えます。
6. 予算
- 記載例:
「プロジェクト予算は500万円で、これにはソフトウェア開発、テスト、および必要なツールのライセンス費用が含まれます。」 - 理由・必要性:
コストを事前に明確にし、予算超過を防ぐため。また、資金を確保するために必要な正確な予測を行うため。
7. 品質管理
- 記載例:
「テストフェーズでは、全機能のカバレッジを90%以上に設定し、エラー率1%以下を目標とします。」 - 理由・必要性:
プロジェクトで期待される品質基準を設定し、最終的な納品物の品質を確保します。
8. コミュニケーション計画
- 記載例:
「毎週の進捗報告会を水曜日に行い、主要なステークホルダーには月次報告書を送付します。」 - 理由・必要性:
ステークホルダー間の適切な情報共有と、プロジェクトの透明性を維持するため。
9. 変更管理プロセス
- 記載例:
「すべての変更要求は、プロジェクトマネージャーに提出し、承認後に反映します。」 - 理由・必要性:
プロジェクトの途中で発生する変更を管理し、計画外の追加作業を防ぐため。
システム開発プロジェクト計画書のテンプレート
1. プロジェクト概要
- プロジェクト名:
「次世代Eコマースシステム開発プロジェクト」 - プロジェクト目的:
「オンライン販売を最適化するため、ユーザーエクスペリエンスを向上させる新しいEコマースプラットフォームを開発し、売上を20%増加させることを目指す。」 - 成功基準:
「プロジェクトの成功は、プラットフォームが3ヶ月以内にリリースされ、初年度の売上が20%増加すること。」
2. スコープ定義
- プロジェクト範囲:
「Webアプリケーションのフロントエンド開発、バックエンド開発、データベース設計、ユーザーテスト、デプロイメントを含む。」 - スコープ外:
「モバイルアプリ開発および第三者ツールとのAPI連携は含まれない。」
3. スケジュール
- プロジェクト開始日: 2024年1月1日
- プロジェクト終了日: 2024年12月31日
- マイルストーン例:
- 2024年3月31日: 設計フェーズ完了
- 2024年6月30日: 開発フェーズ完了
- 2024年9月30日: テストフェーズ完了
- 2024年12月1日: リリース準備完了
4. リソース計画
- チームメンバー:
- プロジェクトマネージャー: 1名
- フロントエンド開発者: 3名
- バックエンド開発者: 2名
- QAエンジニア: 2名
- デザイナー: 1名
- 使用ツール:
- GitHub: ソースコード管理
- Jira: タスク管理
- AWS EC2: 開発サーバー
- MySQL: データベース
5. リスク管理
- リスク例:
「開発中にクライアントからの仕様変更が発生するリスクがある。これに対応するため、変更要求はプロジェクトマネージャーがレビューし、影響を評価した後に承認されるまで実施しない。」 - 対応策:
「変更管理プロセスを設定し、変更が発生した場合でも、スケジュールと予算に与える影響を最小限に抑える。」
6. 予算計画
- 総予算:
「総額1,000万円。開発者の人件費が60%、インフラ費用が20%、テスト費用が10%、その他の費用が10%を占める。」
7. 品質管理
- テスト基準:
「ユニットテストと機能テストにより、95%以上のコードカバレッジを達成する。ユーザーエクスペリエンス向上のため、ベータユーザーのフィードバックを基に改善を行う。」
8. コミュニケーション計画
- 会議スケジュール:
- 毎週月曜日の進捗会議
- ステークホルダーには月次報告を送付
- ドキュメント管理:
「Confluenceにすべてのドキュメントを集約し、更新情報はメールで共有。」
9. 変更管理プロセス
- 変更要求プロセス:
「プロジェクトマネージャーが全変更要求を審査し、影響範囲とリソースの再配置についてチームと調整を行う。影響が軽微な場合のみ、即時反映を許可する。」
10. 承認フロー
- 承認者:
「プロジェクト開始前、主要ステークホルダーであるクライアント代表およびプロジェクトスポンサーの承認が必要。」 - 最終納品:
「最終成果物はプロジェクトスポンサーとクライアントに承認された後、デプロイメントを行う。」